Wat zijn algemene voorwaarden?
Natuurlijk probeert u de beste kwaliteit af te leveren. Maar soms gaat er wat mis. Om uzelf dan te beschermen tegen aansprakelijkheid, zijn waterdichte algemene voorwaarden een must. In sommige branches heeft de branchevereniging standaardvoorwaarden opgesteld. Die hoeft u alleen nog maar aan te passen aan uw eigen onderneming. Levert u echter zeer specifieke producten of diensten? Dan raden we u aan om de voorwaarden te laten opstellen door een jurist.
De twee soorten algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kennen twee soorten: algemene verkoop- en betalingsvoorwaarden en inkoopvoorwaarden. Hieronder leggen we ze uit.
Algemene verkoop- en betalingsvoorwaarden
Bij de levering van producten of diensten wilt u (financiële) risico’s uitsluiten of beperken. Maar u wilt niet bij elke opdracht hoeven onderhandelen over leverings-, betalings- en garantiebepalingen. In plaats daarvan stelt u algemene voorwaarden op. Zo maakt u direct duidelijk wat uw wederzijdse rechten en plichten zijn. In uw algemene verkoop- en betalingsvoorwaarden legt u bijvoorbeeld vast tot hoever uw mogelijke aansprakelijkheid reikt.
Inkoopvoorwaarden
Inkoopvoorwaarden gebruikt u wanneer u producten of diensten inkoopt. U bepaalt de voorwaarden waaraan de leverancier moet voldoen. Een aantal voorbeelden van inkoopvoorwaarden zijn:
- de leverancier moet de koper (u dus) vrijwaren voor aansprakelijkheid van het product
- de leverancier moet een verzekering afsluiten.
- de boete die een leverancier moet betalen bij te late levering.
Voorkom torenhoge claims
Is het schadebedrag waar u voor aansprakelijk gesteld wordt, hoger dan het bedrag waar u voor verzekerd bent? Dan loopt u het risico dat u dat verschil zelf moet betalen. Daarom is het erg belangrijk dat u in uw algemene voorwaarden opneemt dat uw aansprakelijkheid beperkt is tot de verzekerde som.
Wettelijke basiseisen van uw algemene voorwaarden
Het is niet toegestaan dat u als ondernemer uw algemene voorwaarden gebruikt om zich van iedere redelijke aansprakelijkheid vrij te stellen. Daarom stelt de wet twee basiseisen aan algemene voorwaarden:
- De inhoud van uw algemene voorwaarden mag niet ‘onredelijk bezwarend’ zijn voor de wederpartij. Wat dat inhoudt, is bij wet bepaald en vastgelegd in een grijze lijst (bepalingen op de grens van wat redelijk is) en zwarte lijst (verboden bepalingen).
- De wederpartij moet van u een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Simpel gezegd: u heeft een informatieplicht.
Informatieplicht en instemming
Wilt u zich beroepen op een bepaling in uw algemene voorwaarden? Dat kan alleen als u deze vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan de wederpartij heeft verstrekt. De wederpartij moet op zijn beurt ‘uitdrukkelijk of stilzwijgend’ met de algemene voorwaarden hebben ingestemd.
Zo zorgt u dat uw klant de algemene voorwaarden leest
Voeg de algemene voorwaarden als bijlage toe bij de offerte. Of druk ze achterop de offerte. Laat uw klant niet alleen de offerte en/of het contract tekenen: vraag ook de algemene voorwaarden te paraferen. Zorg dat uw algemene voorwaarden op uw website staan. En verwijs in elke offerte en factuur naar de URL waar deze voorwaarden online te vinden zijn.
Krijgt u te maken met inkoopvoorwaarden van een andere organisatie?
Of worden uw voorwaarden terzijde geschoven? Denk dan na over de mogelijke gevaren of overleg met uw verzekeraar.