Wat is een jaarplan?
Een jaarplan is bedoeld om vast te leggen wat je het komende jaar met je onderneming wil bereiken. In het plan omschrijf je de doelstellingen van je bedrijf, welke resultaten je wilt behalen, wat je gaat doen om deze doelen en resultaten te bereiken (concrete acties) en wat je hiervoor nodig hebt (middelen). In een compleet jaarplan staat bovendien wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen en wat de planning is. Denk bijvoorbeeld ook aan het inplannen van tussentijdse evaluaties.
Waarom is een jaarplan belangrijk?
Met een jaarplan kun je doelgericht werken aan het versterken van je onderneming en bereik je vaak meer. Het geeft je richting én houvast. Een goed jaarplan helpt om effectiever te werken en om dicht bij de strategie van je bedrijf te blijven. Medewerkers vinden het bovendien fijn om te weten waar ze met hun werk aan bijdragen. Een jaarplan werkt dus ook motiverend!
Hoe maak je een jaarplan?
Een jaarplan is voor elk bedrijf weer anders, maar een paar basisonderdelen mogen niet ontbreken. Voor een goede uitleg gebruiken we als voorbeeld de fictieve onderneming Communicatiebureau 24.
Kernwaarden
Het jaarplan moet kloppen met je kernwaarden. Dit zijn de belangrijkste waarden van je bedrijf en vormen de identiteit van de onderneming. Ze maken je bedrijf onderscheidend. Kernwaarden geven bovendien richting aan je bedrijf. Ze vormen de basis van alle beslissingen en acties en helpen bij het bepalen van de strategie op korte en lange termijn.
Kernwaarden Communicatiebureau 24:
inclusief, toegankelijk en betrouwbaar.
Missie en visie
Of je bedrijf nu groot of klein is: je hebt een missie en een visie. Waar staat jouw bedrijf voor? En waar wil je naartoe? Het antwoord op deze vragen vormt de basis van de jaardoelstellingen in het jaarplan. In het jaarplan omschrijf je hoe alle afdelingen meewerken aan het bereiken van deze doelen.
Missie en visie Communicatiebureau 24:
Wij zijn een toegankelijk bureau dat leesbare en begrijpelijke communicatie-uitingen maakt voor iedereen. Wij willen duidelijk en inclusief communiceren. Oók voor wie de Nederlandse taal minder goed beheerst.
Tip: betrek je werknemers bij het formuleren van de missie. Zo zorg je ervoor dat het gaat leven binnen je bedrijf. Door mee te denken voelen medewerkers zich écht onderdeel van de organisatie en zijn ze gemotiveerd om bij te dragen.
Langetermijndoel
Naast de jaardoelstellingen is het ook van belang om alvast wat verder in de toekomst te kijken. Waar wil je over vijf of tien jaar staan met je bedrijf? En welke resultaten wil je dan bereikt hebben? Omschrijf dit in je langetermijndoel. Bij elk doel in het jaarplan moet duidelijk zijn hoe het bijdraagt aan het bereiken van je langetermijndoel.
Langetermijndoel Communicatiebureau 24:
Over vijf jaar zijn al onze uitingen op B1-niveau, inclusief en geschikt voor mensen die de Nederlandse taal minder goed beheersen.
SWOT-analyse
Een SWOT-analyse laat in één oogopslag zien waar kansen liggen voor je onderneming en wat extra aandacht vraagt. SWOT staat voor Strengths (sterktes), Weaknesses (zwaktes), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen). Een SWOT-analyse geeft richting aan de strategie van je onderneming en is dus onmisbaar in een jaarplan.
SWOT-analyse Communicatiebureau 24:
- Sterktes: snelle service, begrijpelijke taal op B1-niveau, betrouwbare dienstverlening.
- Zwaktes: wisselende personeelsleden, kostbaar, weinig kennis van anderstaligen.
- Kansen: vaste ‘schil’ van freelancers, losse prijsafspraken maken, uitbreiding diensten.
- Bedreigingen: stijging gebruik ChatGPT, kostenbesparing bij klanten, inflatie.
Tip: benoem van elk onderdeel maximaal drie punten. Kies de punten die voor je klanten het belangrijkst of het meest onderscheidend zijn en omschrijf ze zo concreet mogelijk.
SMART-doelstellingen
Om de doelen in het jaarplan zo scherp mogelijk te maken, formuleer je ze SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Hierdoor vergroot je de kans dat je ze bereikt en dat je bedrijf succesvol is. Met SMART-doelen blijf je scherp en gefocust. Deze methode helpt bovendien om je doelen binnen een bepaalde periode te halen.
SMART-doelstellingen Communicatiebureau 24:
- Specifiek: Met onze communicatiemedewerkers passen we elke maand tien communicatie-uitingen aan naar B1-niveau.
- Meetbaar: We plaatsen elke maand een vernieuwde communicatie-uiting op onze social mediakanalen om hier aandacht aan te besteden.
- Acceptabel: De communicatiecollega’s vernieuwen zelf de communicatie-uitingen en plaatsen een bericht hierover zelf op social media.
- Realistisch: Elke week plaatst één collega van het communicatieteam afwisselende en aansprekende B1-content (tekst, video) over ons communicatiebureau op LinkedIn.
- Tijdgebonden: Van januari tot en met juni investeren we in het vernieuwen van onze uitingen. In dit halfjaar moeten zestig communicatie-uitingen zijn vernieuwd.
Begroting en middelen
Om te bepalen of je doelen realistisch zijn, kun je een financiële begroting maken: hoe ziet het financiële plaatje van jouw onderneming eruit? Hoeveel geld/budget is er beschikbaar om je doelen te realiseren en waar ga je dit aan besteden? Misschien heb je nagedacht over een marketingplan. Wat is dan je marketingbudget? Maak daarnaast een planning met wanneer je welke middelen inzet en voor welke acties.
Begroting Communicatiebureau 24:
Maandelijks besteden we € 2.500,- aan extra middelen om onze uitingen aan te passen, zoals nieuw beeldmateriaal (foto’s, video’, ondertitels). We gebruiken een contentkalender om onze posts op social media te plaatsen.
Tips & tricks
Ga jij aan de slag met een jaarplan? Neem dan ook zeker deze tips mee:
- Haal zoveel mogelijk informatie op uit je bedrijf. Zorg dat je bijvoorbeeld per afdeling de resultaten van het afgelopen jaar ontvangt. Je kunt ook vragen naar de grootste successen én naar wat tegenviel.
- Heb je het jaarplan af? Dan is het belangrijk om de verantwoordelijkheden per onderdeel te verdelen. Stuur op tijd bij als blijkt dat doelen niet gehaald lijken te worden.
- Een jaarplan is een mooi hulpmiddel om richting te geven aan je bedrijf. Toch kan er altijd iets gebeuren waardoor een doel niet gehaald wordt. Dat is jammer, maar niet erg. Ga na wat de oorzaak was en gebruik deze informatie om een volgend jaarplan nóg beter te maken.