Impact van de AVG op het sollicitatieproces
Kor de Boer (PrivacyZeker.nl): "De AVG verplicht bedrijven om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Kandidaten hebben recht op transparantie en controle over hun gegevens. Goede recruitmentsoftware helpt hier enorm bij. Zo kun je gegevens gestructureerd opslaan, beveiligen en verwijderen zodra de bewaartermijn verloopt."
Tip: Zorg ervoor dat alle betrokkenen binnen jouw organisatie op de hoogte zijn van de AVG-regels. Training en bewustwording zijn cruciaal om onnodige fouten te voorkomen.
Opslag en verwijdering van cv’s
Joost Hopman (GetRecruitmentDone.nl): "Cv’s bewaren is toegestaan, maar alleen binnen een vooraf bepaalde termijn. Als een kandidaat afwijkt of verzoekt om verwijdering, moet dit direct worden uitgevoerd. Dit vraagt om een goede administratie."
Kor: "Maak in jouw privacyverklaring duidelijk hoe lang cv’s bewaard worden. Als je gegevens langer wilt bewaren, heb je daarvoor expliciete toestemming nodig van de sollicitant."
Omgaan met talentpools
Joost: "Een talentpool kan waardevol zijn, maar alleen als je dit AVG-proof regelt. Vraag altijd toestemming voor het bewaren van gegevens en leg deze toestemming vast. Een opt-in-checkbox op je sollicitatieformulier kan hierbij helpen."
Tip: Zorg ervoor dat je de kandidaat regelmatig benadert om gegevens te controleren en bij te werken. Dit verhoogt zowel de waarde van jouw talentpool als de naleving van de AVG.
Bewaartermijnen en toestemming
Kor: "Gegevens mogen alleen bewaard worden zolang er toestemming én een legitieme reden is. Vervalt de termijn, dan moet je opnieuw toestemming vragen of de gegevens verwijderen."
Joost: "Door kandidaten periodiek te benaderen, houd je niet alleen grip op de bewaartermijnen, maar blijf je ook top-of-mind bij potentieel talent."
Aantekeningen en dossiers
Kor: "Aantekeningen die je maakt tijdens sollicitatiegesprekken vallen onder dezelfde regels als andere persoonsgegevens. Zolang er toestemming is, mogen deze worden opgeslagen. Bij een arbeidsovereenkomst moeten de gegevens verwijderd worden zodra ze niet meer relevant zijn."
Tip: Zorg voor een centraal systeem waarin je dossiers veilig en overzichtelijk kunt bijhouden.
Verwerking van foto- en videomateriaal
Joost: "We merken dat bedrijven steeds vaker vragen om video’s en foto’s van kandidaten. Dit is toegestaan, maar alleen met expliciete toestemming. Kandidaten moeten weten waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt en hoe lang het wordt bewaard."
Kor: "Vergeet niet dat ook beeldmateriaal onder de AVG valt. Geef kandidaten altijd de mogelijkheid om hun beeldmateriaal te laten verwijderen."
Centrale registratie en beheer
Kor: "Een centraal systeem voor gegevensbeheer is essentieel. Hiermee weet je precies waar bepaalde gegevens zich bevinden en wie toegang heeft. Ook kun je gegevens eenvoudig verwijderen als dat nodig is."
Joost: "Bij GetRecruitmentDone.nl werken we met systemen die speciaal zijn ontwikkeld voor young professionals. Dit maakt het voor onze klanten eenvoudiger om aan de AVG te voldoen zonder het recruitmentproces te vertragen."
Let op!
Een AVG-proof sollicitatieproces vraagt om heldere afspraken, goede software en duidelijke communicatie met kandidaten. Zorg ervoor dat jouw processen en systemen up-to-date zijn om boetes en reputatieschade te voorkomen.
Gerechtvaardigd belang, bewaartermijn en recht van inzage
Een veelvoorkomende vraag binnen het sollicitatieproces betreft het 'gerechtvaardigd belang'. Dit betekent dat je in sommige gevallen gegevens mag verwerken zonder expliciete toestemming, bijvoorbeeld om een sollicitatieprocedure correct af te handelen. Het is echter belangrijk dit goed te documenteren en te motiveren waarom het belang zwaarder weegt dan de privacy van de kandidaat.
Daarnaast geldt dat je persoonsgegevens alleen mag bewaren zolang dat noodzakelijk is. Zodra de bewaartermijn is verstreken, moet je de gegevens verwijderen of opnieuw toestemming vragen voor verdere opslag. Kandidaten hebben bovendien altijd recht op inzage in hun gegevens en kunnen verzoeken om deze te corrigeren of te laten verwijderen.
Door een helder beleid op te stellen en dit te integreren in jouw systemen, voorkom je niet alleen AVG-risico’s maar versterk je ook het vertrouwen van kandidaten in jouw organisatie.