Wat is een wanbetaler?
Een wanbetaler is een persoon of partij die niet voldoet aan de afgesproken betaalverplichtingen. Het kan voorkomen dat de factuur van jouw kant op tijd verstuurd is, maar de betaling niet binnen de afgesproken termijn plaatsvindt. Dat is vervelend, want nu wordt dit jouw probleem. Ook kan het de relatie met een klant flink verstoren, wat je eigenlijk wilt voorkomen.
Wettelijke betalingstermijn: hoe lang moet je wachten?
Er zijn wettelijke regels opgesteld om de betalingstermijn te bepalen. Als je niets afspreekt met de opdrachtgever of klant over de betaaltermijn, dan ben je verplicht om een termijn van dertig dagen aan te houden. De factuur moet dan binnen dertig dagen betaald worden. Uiteraard kun je samen andere afspraken maken, bijvoorbeeld als je je geld eerder wilt ontvangen. Een termijn van veertien dagen wordt ook door veel ondernemers aangehouden, zodat ze meer grip hebben op hun inkomsten. Het is belangrijk om deze afspraken vooraf op papier te zetten of deze duidelijk per mail te communiceren. Vraag ook altijd om een schriftelijk akkoord van de klant of opdrachtgever.
Je kunt er ook voor kiezen om een langere betaaltermijn af te spreken, bijvoorbeeld van zestig dagen. Hierbij is het belangrijk dat je dit samen op papier vastlegt. Daarnaast moet je aan kunnen tonen dat het voor beide partijen geen nadelige effecten heeft.
Redenen waarom jouw factuur niet wordt betaald
Er kunnen meerdere redenen zijn waarom jouw factuur nog niet is betaald. Dat hoeft niet direct iets met jou of jouw werk te maken te hebben. Zo kan een factuur blijven liggen, omdat de boekhouder toevallig op vakantie is. Of jouw factuur is in de mailbox blijven steken en de ontvanger is vergeten deze door te zetten naar de administratieafdeling. Kortom, het hoeft niet direct iets negatiefs te zijn. Probeer eerst van het positieve uit te gaan, namelijk dat er iets misgegaan is in de normale gang van zaken. Pak de telefoon en bel je klant op om de reden te achterhalen.
Het kan ook gebeuren dat jouw klant het geld (nog) niet heeft. Misschien wacht deze nog op een andere betaling en kan jij hierna pas uitbetaald worden. Ook in dat geval is het goed om de telefoon te pakken, zodat je samen een oplossing of uiterlijke termijn kunt afspreken. Zorg er in dit geval voor dat je dit schriftelijk vastlegt, bijvoorbeeld per mail. Betreft de factuur meerwerk wat nog niet betaald is? Lees dan hier verder voor extra tips.
Mocht het nu voorkomen dat het wél iets te maken heeft met jouw geleverde werk, dan zal je eerst het gesprek aan moeten gaan. De klant houdt bewust jouw geld vast in plaats van het over te maken. Een oplossing zoeken om het werk alsnog naar wens te maken is waarschijnlijk de eerste stap. Als de klant of opdrachtgever vervolgens alsnog weigert om jouw factuur te betalen, dan zul je verdere stappen moeten ondernemen.
Stappenplan: hoe krijg ik alsnog mijn geld
Ongeacht wat het probleem is, wil je natuurlijk gewoon je geld zo snel mogelijk hebben. Hoe ga je dan het beste te werk? Hoe zorg je ervoor dat je professioneel en geduldig blijft, maar wel laat zien dat je het er niet zomaar bij laat? Doorloop daarvoor de volgende stappen:.
- Stuur een herinnering per mail. De kans is erg groot dat de andere partij zich er totaal niet van bewust is dat jij aan het wachten bent. Het is wellicht slechts een foutje. Schrijf een vriendelijke mail met de constatering dat er nog geen betaling heeft plaatsgevonden en voeg je factuur nogmaals toe in de bijlage. Door een herinnering te sturen per mail heb je een schriftelijk bewijs inclusief datum van je contact.
- Krijg je geen contact per mail? Pak de telefoon! Uiteindelijk is iedereen maar een mens die fouten kan maken. Een persoonlijk belletje doet vaak veel goeds voor de relatie. Wie weet heeft jouw klant een goede reden dat er nog niet is betaald.
- Probeer samen tot een oplossing te komen. In een vervelend geval krijgt het telefoongesprek een negatieve wending. Je hebt te maken met iemand die weigert te betalen. In dat geval is het belangrijk om rustig, professioneel en beheerst te blijven. Probeer samen tot een oplossing te komen. Is dit niet mogelijk? Dan stel je de klant op de hoogte van de vervolgstappen die je gaat nemen om jouw betaling te ontvangen.
- Stuur een aanmaning per mail of brief. Je kunt online heel veel voorbeelden vinden van hoe je zo’n brief opstelt. De klant krijgt nog veertien dagen om te betalen, inclusief rente en incassokosten. Controleer vooraf welke incassokosten horen bij het openstaande factuurbedrag. Dit is namelijk een wettelijk vastgesteld percentage van het totaalbedrag.
- Schakel juridische hulp in. Als al het bovenstaande niet werkt en er nog steeds geen betaling heeft plaatsgevonden, is het tijd om een jurist in te schakelen. Deze kan jou adviseren over de te nemen stappen en evalueren hoeveel kans je maakt om de zaak te winnen.
Tips om het risico op wanbetaling te verkleinen
Het is heel vervelend als jouw facturen niet betaald worden. Aangezien we liever voorkomen dan genezen, hebben we nog een paar laatste tips voor jou. Zo kun je het risico op wanbetaling verkleinen, maar er ook voor zorgen dat je jezelf goed indekt mocht het toch voorkomen.
- Maak vooraf goede afspraken. Voor elke samenwerking geldt dat een goed begin het halve werk is. Maak heldere afspraken over het werk, de betalingstermijn en hoe je contact onderhoudt.
- Stuur je algemene voorwaarden mee vóór de start van de opdracht. Hierin verwerk je jouw eisen wat betreft de betaling. Je kunt hiernaar terugverwijzen als de klant weigert te betalen. Ga niet aan de slag voordat de opdrachtgever akkoord gaat met jouw algemene voorwaarden.
- Scan de klant voordat je met ze in zee gaat. Komt de partij betrouwbaar over? Ondernemen is zakelijk, maar doen we ook vaak op gevoel. Voelt de samenwerking niet goed aan? Stop er dan gelijk mee. Vertrouwen op je onderbuikgevoel en ervaringen kan je een hoop gedoe schelen.
Hopelijk krijg jij als ondernemer niet of nauwelijks te maken met wanbetalers. Als dit toch het geval is, weet je nu hoe je ermee om kunt gaan. Succes!