Maak een plan
‘Als ondernemer is het belangrijk om voorbereid te zijn op deze winter-gerelateerde bedrijfsrisico's. Maak daarom een plan voor extreme weersomstandigheden en mogelijke verstoringen. Houd hierbij ook rekening met het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van je werknemers. Extreem weer wordt vaak 24 uur van tevoren aangekondigd, bijvoorbeeld met een weercode.’
Winterrisico’s
Met welke risico’s kun je als ondernemer in de winter dan te maken krijgen? Jaap zet ze op een rij. ‘Al deze risico’s hebben betrekking op de continuïteit van je bedrijf. Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat jouw werkzaamheden gewoon door kunnen gaan. Oók als het straks kouder wordt.’
Problemen met transport en logistiek
‘Sneeuw, ijs, regen en (zeer) lage temperaturen kunnen leiden tot problemen met transport en logistiek, zoals vertragingen en onderbrekingen bij de toeleveranciers. Hierdoor kan de bevoorrading van winkels in gevaar komen. Supermarkten krijgen bijvoorbeeld dagelijks nieuwe voorraden aangeleverd. Als dit door winterse omstandigheden een paar dagen niet kan, raken op een gegeven moment de schappen leeg. Zorg daarom dat je voldoende voorraad hebt waarmee je het minimaal een week kunt uithouden.’
‘Problemen met transport kunnen ook ontstaan doordat steeds meer binnensteden alleen nog elektrische auto’s toelaten. Het nadeel in de winter is dat elektrische accu’s bij lage temperaturen problemen kunnen krijgen met starten. Ook is het verbruik veel hoger in de winter, waardoor de accu’s sneller leegraken. Ben je niet gewend om elektrisch te rijden, dan kun je zomaar stil komen te staan. Dat kan zorgen voor grote vertragingen. Het onderhouden van (de accu’s van) elektrische wagens is ontzettend belangrijk om dit te voorkomen. Daarnaast is het verstandig om je personeel voor te lichten over het rijden met een elektrische auto in de winter. Geef tips over hoe ze kunnen voorkomen dat ze met een lege accu komen te staan. En regel dat ze winterbanden onder hun auto kunnen doen.’
Stroomstoringen
‘Bedrijven die afhankelijk zijn van elektriciteit lopen in de winter meer risico op uitval. Als het extreem koud wordt, neemt de kans op stroomstoringen namelijk toe. Die storingen worden bijvoorbeeld veroorzaakt doordat elektriciteitskabels bevriezen en kapotgaan. Je kunt je voorstellen hoe groot de problemen zijn als bijvoorbeeld koelcellen uitvallen. Het weggooien van voorraden kan je dan veel geld kosten. Is jouw onderneming afhankelijk van elektriciteit? Denk dan aan het aanschaffen van een noodaggregaat. Ziekenhuizen hebben die al, want medisch apparatuur moet ook tijdens een stroomstoring blijven werken.’
Veiligheid op de werkplek
‘Als werkgever ben je verplicht om voor een veilige werkomgeving voor je personeel te zorgen. In de winter kunnen gladde trottoirs en parkeerplaatsen leiden tot valpartijen en verwondingen. Als er sneeuw valt, zorg dan dat je de omgeving rondom je bedrijfspand schoon houdt. Veeg de sneeuw weg en strooi zout om gladheid te voorkomen. Dit is niet alleen belangrijk voor je werknemers, maar ook voor je klanten. Ook zij moeten jouw pand veilig kunnen bereiken. Je wilt natuurlijk niet dat iemand gewond raakt op jouw terrein.’
Storingen in verwarmingssystemen
‘Als de verwarming uitvalt en het te koud is op de werkplek, kan dat de productiviteit van je werknemers beïnvloeden. Een te koude werkplek kan er zelfs voor zorgen dat ze ziek worden. Als werkgever ben je verplicht om maatregelen te nemen om gezondheidsschade door kou te voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld beschermingsmiddelen aanbieden, de duur van de werkzaamheden verkorten en het werk in een koude omgeving afwisselen met werk op een warme werkplek. Maar nog belangrijker is zorgen dat je verwarmingssystemen goed onderhouden worden. Ketels moeten tijdig gecontroleerd en onderhouden worden. Doe dat dus niet pas in de winter, maar liever in de herfstperiode. Gebrek aan onderhoud is de grootste oorzaak van storingen en uitval.’
Ziekteverzuim
‘Het winterseizoen brengt vaak griep- en verkoudheidsklachten met zich mee. Dit kan leiden tot een toename van het ziekteverzuim onder je personeel. Het is misschien lastig om écht te voorkomen dat een werknemer griep krijgt, maar je kunt wel allerlei preventieve maatregelen aanbieden. Wijs je medewerkers erop dat zij vaker hun handen wassen en dat ze - eventueel op jouw kosten - de griepprik kunnen halen. En is het in jouw bedrijf mogelijk om thuis te werken? Biedt die gelegenheid dan aan wanneer iemand zich grieperig voelt of verkouden is. Zo voorkom je dat anderen op de werkvloer ook ziek worden. Gebeurt dit toch, zorg dan dat je voldoende mensen stand-by hebt staan die kunnen invallen. In veel branches is het namelijk noodzakelijk dat het werk door blijft gaan.’
Schade aan eigendommen
‘Sneeuwophopingen op daken, ijsdammen en bevriezing van leidingen kunnen leiden tot schade aan gebouwen en infrastructuur. Te veel sneeuw op het dak van je bedrijfspand kan ervoor zorgen dat het dak instort. Houd je dak dus schoon door de sneeuw op tijd te verwijderen. Daarnaast kunnen leidingen kapotgaan als het vriest. Water zet namelijk uit als het bevriest, waardoor de leidingen kunnen knappen. Controleer je leidingen en isoleer ze indien mogelijk.’
Hogere energiekosten
‘De stijging van de gasprijzen is al langere tijd het onderwerp van gesprek. Wees je ervan bewust dat ook binnen jouw bedrijf de energiekosten stijgen in de winter. Die kunnen aardig oplopen, want je verbruikt in de winter nu eenmaal meer gas dan in de zomer. Zorg dus dat je een financiële buffer hebt om die hogere kosten te kunnen betalen in de winter. Een andere tip is isoleren. Als je bedrijfspand goed geïsoleerd is, kun je de warmte binnenhouden en de energiekosten beperken.’
Check je verzekeringen
‘Tot slot is het voor jou als ondernemer belangrijk dat je je verzekeringen op tijd controleert. Ben je voldoende gedekt voor schades die kunnen ontstaan door winterse omstandigheden? Worden je bedrijfskosten bijvoorbeeld vergoed als je dicht moet vanwege het weer? En waar heb je recht op als jouw leverancier te maken heeft met transportproblemen? Neem contact op met je tussenpersoon om dit te bespreken en doe dit op tijd. Het liefst een seizoen eerder. Zo voorkom je dat je voor vervelende verrassingen komt te staan.’