Een uitkomst met minpunten
Online vergaderen is aan de ene kant een uitkomst, maar er zijn ook minpunten. Té aanwezige huisdieren en kinderen bijvoorbeeld, een slechte verbinding, een gebrek aan non-verbale communicatie en direct oogcontact.
Voortschrijdende inzichten
Toch kan online vergaderen een prima vervangend overleginstrument zijn. Met een beetje inspanning van alle deelnemers kan een online bijeenkomst zelfs leuk en gezellig zijn. Uit onze eigen ervaringen hebben we twee lijstjes met de belangrijkste do’s-and-don’ts opgesteld; een lijstje voor jou als leidinggevende en een voor je medewerkers. Ook als je geen medewerkers hebt, vind je in de lijstjes bruikbare tips voor je online (klant)contacten.
Do’s and don’ts voor leidinggevenden
Wél doen
- Zorg dat de camera op ooghoogte; zo wek je het beste de schijn van oogcontact en voorkom je dat je letterlijk neerkijkt op je medewerkers.
- Reserveer een paar minuten voor social talk, daar heeft iedereen behoefte aan.
- Zorg voor interactie en betrek iedereen bij de bijeenkomst. Ga eens een rondje langs alle ‘vakjes’.
- Houd iedereen ‘bij de les’ door vragen te stellen: ‘Jan, wat vind jij van dit voorstel?’
- Houd de vergadering zo kort mogelijk. Las bij langere bijeenkomsten na iedere 45 minuten een pauze
- Organiseer naast vergaderingen ook eens een echt leuk online evenement, zoals een borrel, thuiswerklunch, quiz of wijnproeverij. Zo zorg je voor verbinding en houd je het teamverband in stand.
Niet doen
- Een monoloog houden van meer dan 15 minuten. Je zult merken dat de andere deelnemers hun aandacht verliezen of zelfs de meeting verlaten (meestal met een smoesje in de chat).
- Vergaderen met grote groepen. Een groepsgrootte tussen de vijf en zeven deelnemers is ideaal. Zo houd je ieders aandacht erbij en krijgen alle deelnemers de kans om ook echt gezien en gehoord te worden.
- Geïrriteerd reageren als er per ongeluk een kind of huisdier in beeld verschijnt of om aandacht vraagt. Je medewerker zal het zelf al vervelend genoeg vinden. Vraag of het handig is om een paar minuutjes pauze in te lassen zodat je medewerker de situatie kan oplossen.
Do’s and don’ts voor medewerkers
Wél doen
- Zorg voor een prettige, niet-storende achtergrond. Géén nep palmbomenstrand of een vakantiefoto. Het is voor de andere deelnemers het prettigst als je de achtergrond vervaagt zodat je gezicht scherp aftekent.
- Zorg dat je gezicht voldoende belicht is, zodat je gezichtsuitdrukking te zien is.
- Met een onverzorgd uiterlijk wek je de indruk dat het je niet interesseert. Uit respect voor elkaar zorg je er daarom voor dat je er net zo verzorgd uitziet als wanneer je naar kantoor gaat. Dat je onder tafel een pyjamabroek draagt, hoeft niemand te weten.
Niet doen
- Te laat inschakelen. Dit verstoort de zo belangrijke goede start van de vergadering.
- Multitasken. Het is simpelweg onbeleefd wanneer je ondertussen op je telefoon zit te kijken, appjes beantwoordt of een gesprek voert met een huisgenoot.
- Je microfoon uitzetten. Dan ben je er niet écht bij.
- Onaangekondigd je scherm uitschakelen. Dit komt heel raar over.