UBO: wat is het en ben jij er één?

Wat is een UBO?

Arjan: “UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel: Uiteindelijk Belanghebbende. UBO’s zijn mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van een bedrijf of die over het bedrijf mogen meebeslissen. Dit kunnen dus ook meerdere personen zijn. Je bent een UBO als je aan één of meerdere van deze kenmerken voldoet:

• Je bent voor meer dan 25% eigenaar. Dit betekent dat je meer dan 25% van de aandelen of certificaten bezit, of dat je voor meer dan 25% recht hebt op de opbrengst of het vermogen van de organisatie.
• Je hebt meer dan 25% stemrecht. Dit betekent dat je een stem mag uitbrengen bij de besluitvorming van een organisatie of bij een statutenwijziging van een stichting of vereniging. Ook heb je de bevoegdheid om het bestuur te benoemen of te ontslaan, of een samenwerkingsverband van een vennootschap te wijzigen. Je mag ook de organisatie (mede)financieren. 
• Je hebt feitelijk zeggenschap in de organisatie. In dit geval val je niet in de hierboven genoemde groepen, maar bepaal je wel (mede) het beleid van de organisatie. Je bent bijvoorbeeld de voormalige eigenaar in een familiebedrijf of een bestuurder van een vereniging of stichting.

Wanneer binnen een bedrijf niemand aan bovenstaande kenmerken voldoet óf wanneer het belang en/of stemrecht van meerdere personen minder is dan 25%, is degene die over het dagelijks bestuur gaat de UBO. Ook dit kunnen meerdere personen zijn.”

 

Verplichte registratie in UBO-register

UBO’s moeten worden vastgelegd in UBO-registers. Alle landen in de Europese Unie hebben er één en zijn verplicht om deze bij te houden. In Nederland wordt het UBO-register beheerd door de Kamer van Koophandel (KVK). Het register helpt om fraude en witwassen te voorkomen. Door UBO's te registreren, voorkom je dat criminelen hun identiteit verbergen door zich bijvoorbeeld te verschuilen achter een rechtspersoon. Door inzichtelijk te maken wie er daadwerkelijk achter een bedrijf zit en wie er economisch van profiteert, is het moeilijker om anoniem financiële misdaden te plegen.

Arjan: “De meeste organisaties zijn wettelijk verplicht om zich te registreren in het UBO-register. Er zijn een paar uitzonderingen, bijvoorbeeld voor beursgenoteerde bv’s, VVE’s en eenmanszaken. Ook als zzp’er met een eenmanszaak hoef je je niet in het register in te schrijven, omdat jij de enige belanghebbende bent en het dus duidelijk is wie de eigenaar is. Maar in alle andere gevallen moet je als ondernemer verplicht je UBO’s registreren én actueel houden."

Ook verzekeraars hebben UBO-gegevens nodig

Naast de registratie bij de KVK, zijn ook verzekeraars verplicht om UBO-gegevens op te vragen bij hun zakelijke klanten. Arjan legt uit waarom: “Dat heeft te maken met wet- en regelgeving. Van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet mogen wij geen diensten verlenen aan personen of partijen die op een sanctielijst staan. 

Om dit te kunnen controleren, zijn wij verplicht om de UBO's van onze zakelijke klanten vast te leggen en deze gegevens actueel te houden. Zo kunnen we de integriteit van de financiële sector en van onszelf waarborgen. Als verzekeraar hebben wij dus de functie van ‘poortwachter’: wij moeten ervoor zorgen dat het financiële stelsel zuiver blijft en dat er geen ‘rotte appels’ tussen zitten.”

UBO’s altijd doorgeven bij verzekeraar, óók zonder registratieplicht

In sommige gevallen hoef je als bedrijf de UBO’s niet te registreren bij de KVK, maar wél bij de verzekeraar. Arjan: “Dit zorgt weleens voor verwarring bij ondernemers. Om witwassen, fraude en het financieren van terrorisme te voorkomen, hebben wij als verzekeraar een onderzoeksplicht voor al onze klanten. Daar geldt geen enkele uitzondering op, dus ook niet als je een beursgenoteerde bv of een VVE bent. Het is dus mogelijk dat je geen registratieplicht hebt voor het UBO-register, maar dat wij je wél vragen om je UBO’s door te geven. Wij moeten volgens de wet altijd weten wie de touwtjes in handen heeft binnen een bedrijf, óók als je geen UBO-registratieplicht hebt.

Als bij een zzp’er met een eenmanszaak de naam van de eigenaar niet afwijkt van de persoon die bijvoorbeeld een verzekering aanvraagt, vragen we de gegevens van die persoon op. Die registreren we vervolgens als eigenaar. Daar komt dan geen UBO-formulier aan te pas.”

Opvragen van gegevens

Arjan legt uit hoe het opvragen van UBO-gegevens in zijn werk gaat: “Tot november 2022 konden wij als verzekeraar de UBO-gegevens zelf ophalen uit het register van de KVK, maar vanwege de privacywetgeving is deze niet meer openbaar. Daarom vragen wij deze gegevens bij onze klanten op. In sommige gevallen worden de gegevens online uitgevraagd via een online aanvraagtraject.

In andere gevallen gebeurt dit via een speciaal UBO-formulier. Hierop staat precies aangegeven hoe je erachter komt wie de UBO’s binnen jouw bedrijf zijn. Hier is soms wat verwarring over, bijvoorbeeld wanneer binnen een bedrijf meer dan vier personen eigenaar zijn en het percentage in aandelen en/of stemrecht dus minder dan 25% is. Ondernemers denken vaak dat er dan geen UBO’s zijn, maar dat is dus niet het geval.”

 

Houd je UBO-gegevens actueel

Arjan: “Voor ons als verzekeraar is het heel belangrijk dat wij de actuele gegevens van jouw UBO’s hebben, want anders kunnen wij niet voldoen aan onze verplichting om de wet- en regelgeving na te leven. Zo kunnen wij de integriteit van de financiële sector en van ABN AMRO Verzekeringen blijven waarborgen. Daarom screenen wij doorlopend onze portefeuille om de gegevens te controleren en vragen we eens in de zoveel tijd de UBO-gegevens bij onze zakelijke klanten op. Er kan in de tussentijd namelijk altijd iets veranderen binnen je organisatie en dus in de UBO-gegevens.

Bij de KVK geldt dat je het binnen zeven dagen moet doorgeven wanneer je UBO-gegevens zijn veranderd. Het liefst zien wij dat bedrijven ook zelf bij ons in de lucht komen als er iets wijzigt binnen hun organisatie, maar in de praktijk gebeurt dat heel weinig. Dat is begrijpelijk, want als je van managementstructuur wisselt of er komt een persoon als eigenaar bij, dan denk je misschien niet als eerste aan het op de hoogte stellen van je verzekeraars. Toch raad ik ondernemers aan om dit wel te doen. Want als bijvoorbeeld de rechtsvorm wijzigt, kan dit ook gevolgen hebben voor je huidige verzekeringen. Kortom: houd je UBO-gegevens actueel en geef ze aan ons door.”

 

Tips voor ondernemers

Arjan heeft tot slot nog een paar tips voor ondernemers:

• Houd er rekening mee dat je bank óók UBO-gegevens bij je kan opvragen en dat dit losstaat van wat je verzekeraar van je vraagt. Een bank gebruikt hiervoor een ander formulier.
• Vind je het lastig om de UBO’s binnen jouw organisatie te bepalen? Dan kun je altijd je boekhouder of accountant om hulp vragen.
• Uiteraard kun je ook contact opnemen met je verzekeraar. Voor meer informatie over UBO’s kun je bij ABN AMRO Verzekeringen contact opnemen met onze verzekeringsadviseurs via 038 – 496 86 63.

“Het periodiek aanleveren van UBO-gegevens kan voor ondernemers misschien voelen als een administratieve ‘rompslomp’. Toch vragen we bedrijven om hun medewerking. Als verzekeraar hebben wij de taak om te zorgen dat we aan iedereen een veilige dienstverlening kunnen verlenen. Maar alleen samen houden we het financiële klimaat in Nederland veilig. En daar heb jij als ondernemer natuurlijk ook baat bij.”