De huidige arbeidsmarkt is in hoog tempo aan het veranderen: we moeten allemaal langer doorwerken en de vergrijzing neemt toe. Daarnaast verandert het werk door digitalisering. Anke Algera, specialist bij Building Human Talent, vertelt in dit artikel hoe je medewerkers met timemanagement weer grip op hun werk en tijd laat krijgen.
Timemanagement is in één zin uit te leggen. Het is niet meer en niet minder dan de goede dingen (effectiviteit) op het goede moment (planning) op de handigste manier (efficiency) doen. Het gaat hierbij om het managen van aandacht en niet, zoals vaak wordt gedacht, om het meer doen in steeds minder tijd. Het is de bedoeling dat werknemers met meer plezier op een handige manier hun werk goed en snel kunnen doen.
Timemanagement is niet meer dan de goede dingen op het goede moment op de handigste manier doen.
Iedereen heeft 24 uur per dag en 7 dagen in de week tot zijn beschikking. Zeker in drukke werksituaties kan het aanbrengen van meer structuur in de dagelijkse werkzaamheden helpen om (ervaren) werkdruk te verlagen, de werkprocessen te verbeteren en hierdoor het werkplezier te vergroten. Timemanagement speelt hierin een belangrijke rol en draagt zo bij aan duurzame inzetbaarheid. Bij zowel de organisatie als de medewerkers.
Maar hoe pas je timemanagement toe in jouw werk?
Het klink heel simpel: doe de goede dingen. Maar het kan best ingewikkeld zijn: wat zijn die goede dingen? Om je te helpen kun je jezelf de volgende vragen stellen:
Goed timemanagement zorgt ervoor dat de focus ligt op wat belangrijk is. Zo worden deadlines behaald en afspraken nagekomen. De aandacht moet uitgaan naar de afgesproken doelen: dat wat de hoogste prioriteit heeft. Wanneer dat helder is krijgt iemand niet ineens meer tijd, maar wel meer focus en daarmee regie over zijn tijd.
De tijd van papieren agenda’s en to-do lijsten ligt achter ons. Nu kunnen we kiezen uit diverse digitale agenda’s, planningssystemen en planningsapps. Welke keuze jij daarin maakt is onder andere afhankelijk van het soort werk dat je doet, wat er in de organisatie gebruikt wordt en wat jouw persoonlijke voorkeur is.
Welke keuze je ook maakt, zorg ervoor dat er één plek is waar alles bij elkaar komt: een totaaloverzicht. Als je bijvoorbeeld aan verschillende projecten werkt, kan een organisatie werken met een programma, zoals Slack of Trello. Hierin kun je taken toebedeeld krijgen. Een manier om dan overzicht te houden is om in jouw agenda blokken tijd te reserveren, waarin je aan de slag gaat met één van de verschillende projecten.
Nu je weet wat jouw prioriteiten zijn én wanneer je de werkzaamheden gaat uitvoeren, is het moment gekomen om te kijken naar hoe je deze taken uitvoert. Het is belangrijk dat dit snel, goed en met plezier gebeurt.
Hoe je iets organiseert is minder belangrijk dan dat je het organiseert.
Anke Algera, Trainer Slimmer en Effectiever Werken
Handig werken heeft één belangrijke voorwaarde: zorg voor goed gereedschap en weet deze goed te gebruiken. Denk aan software, machines of zelfs theoretische principes. Investeer daarom in het leren werken met nieuwe materialen en technieken. Ontwikkelingen volgen elkaar vandaag de dag razendsnel op en nieuw apparatuur kent steeds meer mogelijkheden. Leer dat wat jij nodig hebt voor jouw werk goed te gebruiken.
Er zijn van die dagen dat je hard hebt gewerkt en toch niet de dingen hebt gedaan die je eigenlijk wilde doen. De tijd lijkt dan als zand door de vingers te glippen. Waarschijnlijk heb je dan last van tijdvreters. Denk aan: het uitstellen van zaken, perfectionisme of het uitlopen van vergaderingen. Betrap je jezelf op dit soort tijdvreters? Denk dan na over hoe je ze kunt aanpakken. Persoonlijkheid speelt hierbij een rol. Inzicht in eigen kwaliteiten helpt om deze voor je te laten werken in plaats van er last van te hebben. Dat komt uiteindelijk jouw efficiëntie ten goede.
De beste manier om meer tijd dan werk over te houden, is het volgen van een timemanagementtraining. Deze geef ik bijvoorbeeld zelf bij Building Human Talent. Hierbij kun je kiezen voor maatwerk of je inschrijven op basis van een open inschrijving.
Ontdek hoe jouw bedrijf ervoor staat