Als zzp’er maak je afspraken met je opdrachtgevers. Het is verstandig om deze afspraken schriftelijk vast te leggen in een overeenkomst. Daarin kun je over allerlei zaken bepalingen opnemen, zoals een goede beschrijving van het te leveren product of de te verrichten dienst. Ook is het verstandig om duidelijke prijsafspraken te maken en te regelen wat er gebeurt wanneer iemand afspraken niet nakomt.
Wat zijn leveringsvoorwaarden?
Vaak zijn de afspraken die je met verschillende opdrachtgevers maakt in grote lijnen hetzelfde. Om het wiel niet telkens opnieuw te hoeven uitvinden, is het handig om deze afspraken vast te leggen in je algemene voorwaarden; ook wel leveringsvoorwaarden genoemd. Deze voorwaarden kun je dan standaard gebruiken wanneer je afspraken met (nieuwe) opdrachtgevers maakt.
Net zoals in een overeenkomst kun je in de leveringsvoorwaarden heel veel vastleggen. Denk aan opnemen over het uitbrengen en de geldigheid van offertes. Of de termijnen waarbinnen je iets levert. Maar denk ook aan betalingsafspraken, de gevolgen van een te late betaling, het geven van garanties en afspraken over de afwikkeling van geschillen. Verder is het heel belangrijk om afspraken vast te leggen over de beperking van jouw aansprakelijkheid als zzp’er. Daardoor verklein je de kans op hoge schadeclaims.
Meer informatie: ‘Zelf algemene voorwaarden opstellen voor je bedrijf?’
Tip: kijk wat jouw branche doet
Leveringsvoorwaarden komen in veel branches en bij veel verschillende bedrijven voor. De inhoud van deze voorwaarden verschilt per branche en per bedrijf. Doe bij het opstellen van jouw eigen leveringsvoorwaarden daarom goed onderzoek. Laat je voorlichten en bekijk verschillende soorten leveringsvoorwaarden uit jouw eigen branche.
Waarom leveringsvoorwaarden belangrijk zijn
Zzp’ers hoeven van de overheid geen leveringsvoorwaarden te hebben; het is niet wettelijk verplicht. Maar soms verplichten brancheorganisaties of verzekeraars het gebruik van leveringsvoorwaarden wél of bevelen ze die in ieder geval aan. Het is dus goed om dat te controleren en daarover zo nodig advies in te winnen.
Hoewel het gebruik van leveringsvoorwaarden niet verplicht is, is het wel verstandig deze te laten opstellen en te gebruiken. Omdat je in jouw leveringsvoorwaarden veel afspraken vastlegt kun je discussies achteraf voorkomen. En mocht er toch discussie ontstaan, dan geven de leveringsvoorwaarden veel houvast.
Meer informatie: ‘Waarom algemene voorwaarden belangrijk zijn’
Beperkingen
Je mag niet álles in jouw leveringsvoorwaarden opnemen. De afspraken die je maakt, moeten wel redelijk zijn. In het Burgerlijk Wetboek zijn lijsten opgenomen waarmee je kunt bepalen of de specifieke bepaling die je voor ogen hebt is toegestaan. Deze lijsten zijn met name relevant voor overeenkomsten met consumenten, maar werken ook door in contracten met kleinere bedrijven.
Het is verboden om voorwaarden, die op de zogenoemde ‘zwarte’ lijst staan, in jouw leveringsvoorwaarden op te nemen. Voorwaarden die op de ‘grijze’ lijst staan zijn grensgevallen en zijn misschien onredelijk. Bij die bepalingen moet de gebruiker aantonen dat het gebruik van deze voorwaarden toch niet onredelijk is.
Wanneer zijn jouw leveringsvoorwaarden geldig?
De leveringsvoorwaarden zijn niet automatisch op een overeenkomst van toepassing. Je moet deze voorwaarden met een duidelijke tekst bij de klant kenbaar maken. Bijvoorbeeld op een offerte of opdrachtbevestiging, of onderaan e-mails.
Het kan zijn dat de partij met wie je een overeenkomst sluit zelf ook met een tekst zijn eigen algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing verklaart. Het is dan niet altijd meteen duidelijke welke set leveringsvoorwaarden van toepassing is op de overeenkomst – die van jou of die van de contractspartij. Er gelden dan specifieke regels.
Hoe bied je ze bij opdrachtgevers aan?
Om beroep te kunnen doen op de leveringsvoorwaarden, moet je ze naar de klant sturen. De meeste zzp’ers sturen hun leveringsvoorwaarden in een pdf-bestand mee met een e-mail, offerte, opdrachtbevestiging en/of overeenkomst. Op die manier weet je zeker dat de opdrachtgever de leveringsvoorwaarden heeft ontvangen.
Soms kun je de leveringsvoorwaarden niet direct toesturen; bijvoorbeeld bij het sluiten van een mondelinge overeenkomst. Ook dan zijn er mogelijkheden om te voldoen aan de terhandstelling. Maar daarvoor gelden specifieke regels. Laat je hierover dan ook goed informeren.
Hulp nodig?
Het is verstandig om gebruik te maken van goede leveringsvoorwaarden. Sommige brancheorganisaties hebben modelvoorwaarden opgesteld die je kan gebruiken bij het zelf opstellen van algemene leveringsvoorwaarden. Maar let op: niet iedere set leveringsvoorwaarden past bij elk type onderneming. Laat je daarover goed adviseren. Het is natuurlijk ook mogelijk om het opstellen van leveringsvoorwaarden uit te laten besteden aan een juridisch adviseur.