"Thuisblijvers kunnen ieder evenement volwaardig beleven"

Het NBC biedt 2 evenementhallen en 34 vergaderzalen. Het jaar 2020 beloofde voor dit familiebedrijf ‘het beste jaar ooit’ te worden. ‘Het bezettingsrooster was tot het laatste gaatje gevuld met de mooiste evenementen,’ vertelt Justin. ‘Dan is het natuurlijk heel erg schrikken als van de ene op de andere dag de annuleringen je om de oren vliegen. Het ligt niet in onze aard om terug te deinzen voor uitdagingen. We zijn dan ook meteen gaan kijken naar wat wél kan.’

Klaar voor de toekomst

Justin en zijn team zijn direct aan de slag gegaan om het bedrijf klaar voor de toekomst te maken. ‘We hadden al verbouwingsplannen voor de benedenverdieping. Verder hebben we een aantal onderhoudswerkzaamheden naar voren getrokken. In andere jaren was een verbouwing of onderhoud een grote logistieke puzzel, nu konden we flink aan de slag. We hebben de toiletgroepen helemaal vernieuwd: alle toiletten, kranen en zeepdispensers zijn nu touchless. Van onze lobby hebben we een sfeervolle lounge gemaakt, waar je heel comfortabel en op veilige afstand van elkaar kunt zitten, borrelen of werken.’

Garanties voor een veilige bijeenkomst

Ook richtte het NBC een werkgroep op die zich boog over de vraag: Hoe gaan bijeenkomsten er voortaan uitzien? En: Welke maatregelen zijn nodig om veilige bijeenkomsten te kunnen garanderen? Justin: ‘Onze aanpak was in coronatijd al bij aankomst van onze gasten merkbaar: ze konden buiten hun handen al desinfecteren en doorliepen allemaal de gastenregistratie en gezondheidscheck. Daarnaast hadden we verschillende protocollen voor verschillende soorten bijeenkomsten opgesteld. Deze maatregelen en protocollen samen hadden we als video en als downloadbare pdf op onze website geplaatst. Dat bracht merkbaar het vertrouwen van onze opdrachtgevers terug. De aanvragen kwamen al snel weer op gang.’

Hybride evenementen

In de hospitality-branche was hybride dé term van 2020, naast coronaproof natuurlijk. Justin: ‘We hebben al onze evenementen toegankelijk gemaakt voor thuisblijvers. Doordat we in veel van onze zalen camera’s hebben geplaatst, kunnen zij het evenement via een livestream volgen. Op 3 juli 2020 hebben we ons eerste grote hybride event gehouden voor 250 gasten hier en 50 gasten die het evenement online bijwoonden. De 250 gasten bij ons op locatie hebben we over twee zalen verdeeld. Alle genodigden zagen dezelfde livestream. Dat is supergoed bevallen.’

Virtueel verrassend

Wat Justin achteraf wel jammer vond, is dat die mensen thuis niet de energie en de interactie in de zaal meekregen. Samen met de AV- en IT-partners van het NBC is hij daarover na gaan denken en zo is een nieuw concept ontstaan: Virtual Live. ‘Voor de thuisblijvers kunnen we nu met augmented reality een spectaculaire show maken. Door een extra laag toe te voegen aan de livestream, kunnen ook mensen thuis het evenement volwaardig beleven. We kunnen allerlei spectaculaire virtuele elementen toevoegen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Dat concept hebben we 8 september 2020 voor het eerst toegepast. Zowel de opdrachtgever als de gasten thuis waren zeer te spreken over het event.’

Met 1-0 voor

Het NBC investeerde al standaard elk jaar een deel van de winst in innovaties. Justin: ‘Zo blijven we up-to-date en toekomstproof. Bovendien hebben we daardoor alles in huis, waardoor we geen extra kosten hoeven te maken voor inhuur. In 2020 hebben we extra veel investeringen gedaan, maar die bieden ook weer kansen, ook op de langere termijn. Door juist nu te investeren – op momenten waarop veel anderen dat niet doen – sta je 1-0 voor op het moment dat een crisis voorbij is. ‘Wij zijn bijvoorbeeld nu al klaar voor de toekomst, terwijl anderen daar pas aan beginnen als de storm is gaan liggen.’